KWARTS.be

Een gezamenlijk initiatief van de kunstensteunpunten en belangenbehartigers om cijfergegevens over de professionele organisaties in het kunstenveld jaarlijks te verzamelen en beschikbaar te stellen voor vergelijkend onderzoek.

Opzet

Kwarts.be heeft de ambitie om relevant cijfermateriaal voor het Vlaamse kunstenveld te verzamelen en beschikbaar te maken voor vergelijkend onderzoek. Om deze doelstelling te realiseren doen de initiatiefnemers een oproep tot een breed samenwerkingsverband in de kunstensector.

De kunstenorganisaties stellen hun informatie beschikbaar door het invullen van een online vragenlijst. Na verwerking van de gegevens zal elke deelnemende organisatie de eigen cijfers kunnen vergelijken met die van de sector waarvan ze deel uitmaakt. Met deze informatie kunnen ze hun beleidsplannen en financiële verslaggeving beter onderbouwen.

De verzamelde gegevens geven tegelijk een beeld van het hele kunstenveld. Op langere termijn wordt op basis van de jaarlijkse cijfers de ontwikkeling in de tijd zichtbaar. Evoluties en beleidsaanbevelingen krijgen objectieve ondersteuning met cijfers. Tegelijk worden de individuele gegevens van de deelnemende organisaties in elke fase van het project (invoer, verwerking, vergelijking, rapporten…) beschermd.

Over volgende domeinen wordt informatie opgevraagd van het voorbije jaar:

• organisatiegegevens (rechtsvorm, controle van adresgegevens…)
• artistieke activiteiten (artistieke functies, profiel van de programmering en publiek, faciliteiten voor kunstenaars…)
• medewerkers (tewerkstelling, functies, in- en uitstroom…)
• infrastructuur (voor repetities, zaalcapaciteit, atelier, kantoor…)
• financiën (verdeling van budget, eigen inkomsten…)

Er is bewust gekozen om zoveel mogelijk de beschikbare cijfers op te vragen. Elke professionele organisatie heeft een sociale balans, boekhouding, jaarrekening en jaarverslag dat voor de afrekening van subsidie voor de Vlaamse Gemeenschap wordt opgemaakt. Daarnaast wordt op beperkte schaal gepeild naar bepaalde prognoses op basis van een ruwe schatting.

Kwarts.be wil in eerste instantie de activiteiten van alle in het kader van het Kunstendecreet structureel gesubsidieerde organisaties vatten. Een volledige deelname van al deze organisaties wordt door de initiatiefnemers nagestreefd. Organisaties zoals cultuurcentra, projectorganisaties, niet gesubsidieerde organisaties en anderen kunnen op eigen initiatief aan Kwarts.be participeren.

Realisatie

De technische realisatie van Kwarts.be is in handen van dotProjects. Het systeem dat zij ontwikkelen wordt volledig op maat gesneden van het Vlaamse kunstenveld. We hebben ons hierbij laten inspireren door voorbeelden uit Nederland waar dergelijk concept al enkele jaren met succes wordt toegepast. Het werk van dotProjects wordt betaald door de kunstensteunpunten en de belangenbehartigers. Voor de invoer van de gegevens rekenen ze op de vrijwillige medewerking van de organisaties in de culturele sector. Als dank voor hun inzet krijgen ze toegang tot de gegevens.

De vragenlijst die door de initiatiefnemers in overleg met het Agentschap Kunsten en Erfgoed is opgesteld werd door een aantal organisaties uitgetest in oktober 2007. De definitieve versie kwam tot stand op basis van deze concrete feedback. Ook in de toekomst is het nog mogelijk om de vragenlijst aan te passen, bijvoorbeeld omdat het Agentschap zelf een aantal gegevens digitaal opvraagt en met ons uitwisselt.

Het systeem is zo gemaakt dat geheimhouding van individuele gegevens gegarandeerd is. De invoer van de informatie verloopt via een zeer goed beveiligde website. Na afsluiting van de invoer en verwerking van de gegevens, krijgen de deelnemende organisaties toegang tot de resultaten. De eigen gegevens blijven voor elke organisatie toegankelijk via een individuele code. Vergelijkingen met één of twee specifieke organisaties zijn onmogelijk via Kwarts.be.

Concreet ontvangt elke organisatie op 17 maart 2008 een geheime code die toegang geeft tot de online vragenlijst. Deze kan ingevuld worden parallel aan de afsluiting van de boekhouding en opmaak van het jaarverslag 2007. Het invullen van de vragenlijst kan op verschillende momenten met bewaring van de ondertussen ingevoerde gegevens. Verschillende infosessies zijn voorzien, zowel bij de start als later tijdens het voorjaar.

Bij de opdrachtgevers is steeds iemand beschikbaar als helpdesk via telefoon en e-mail. Via e-mail herinneringen worden de organisaties op hoogte houden van hun vorderingen en de deadline. Ten laatste op 1 juli 2008 wordt de invoer van gegevens afgesloten en start de statistische verwerking. Na de zomer van 2008 krijgt elke deelnemende organisatie toegang tot de online databank met de eigen gegevens en een online toepassing om vergelijkingen te maken met de gegevens van de bredere sector.